العلاقات العامة

ماهي ؟

هل هي طريقة تعاملك مع الأشخاص أم عدد العلاقات التي تملكها أم مدى قوة رأيك في هذه العلاقات …..الخ

تلخيص العلاقات العامة على شكل نقاط :

هي الجهاز الذي يربط المؤسسة بجمهورها الداخلي و الخارجي .

هي نشاط تسويقي يدرك المسؤولية الاجتماعية للمنظمة ويساعدها على تنمية البرامج و إنشاء طريق إتصال مزدوج الإتجاه مع جماهير المنظمة .

نشئت العلاقات العامة مع نشأت البشر.

عبارة عن سلوك إنساني.

تؤدي دور إستراتيجي في المؤسسات.

هي وظيفة إدارية تحتاج إلى تأهيل علمي إضافة إلى توافر مهارات

وأيضا مستندة على علم الإجتماع .

هي فن .

هي عملية مستمرة ذات طابع إستراتيجي تخضع للتخطيط.

جهود عمل مستمر غير مرتجل مخطط من أجل إقامة فهم بين المنظمة و جماهيرها.

تسهم في صنع القرارت ورسم السياسات.

تعد العلاقات العامة من أكثر النظم المثيرة للجدل والمُساء فهم دورها هذه الأيام كوسيلة إعلام تسويقية، وعندما تطلب من عدة أشخاص تعريف العلاقات العامة، تأتيك الأجوبة مختلفة. فمنهم يصفها بالإعلان الحر، وبعضهم يراها وسيلة للحصول على المعلومة، وآخرون ينظرون إليها كوسيلة إعلامية،وللأسف جميع التعاريف غير دقيقة.

لذا نرى أن غموض معناها في الأوساط العامة جعلها وسيلة إعلامية تسويقية،لكن معناها الحقيقي جاء بعد دراسة قامت بها وكالة اسوشيت ماكباين للتسويق في أمريكا الجنوبية إذ أكدت على أنها منقطعة النظير في بناء المصداقية والعدالة وتدعيم الإيجابيات وتنشيط نواحي الحياة كافة بلا منافس.

تلجأ المنظمات إلى العلاقات العامة لقدرتها الفائقة على تسويق المعلومة للأفراد ولرجال الأعمال على حد سواء. وكما سنرى فإن دور العلاقات العامة يكمن في تقديم المعلومة كما هي دون طرح أي انطباع أو رأي أو موقف مبتعدة عن المشاعر، لذا يعتبرها المسوقون وسيلة إعلامية تسويقية بإمتياز مما يجعلها تأخذ مكانتها المرموقة في جميع صفقاتهم التجارية فحازت على ثقتهم وكسبت ثناءهم.

ما الذي تقدمه العلاقات العامة للمنظمة؟

  تعمل العلاقات العامة على جذب الأشخاص الذين يمانعون بقوة الاستجابةللرسائل التجارية في هذا العالم الذي يتجه برمته نحو الاعتماد الكلي علىالرسائل التجارية في صنع قرارات الصفقات، بالإضافة إلى أن معلومات العلاقات العامة تربوية وثقافية في طبيعتها، حيث تقدم المعلومة للأشخاص الذين يبحثون عنها.

معلومات العلاقات العامة تربوية وثقافية في طبيعتها حيث تقدم المعلومة للأشخاص الذين يبحثون عنها.

بمساعدة العلاقات العامة يمكن للمنظمة القيام بالتالي:

أ ـ بناء المصداقية بالمنظمة الناشئة.

ب ـ تسليط الضوء على المنظمات غير المعروفة نسبياً.

ج ـ وضع أسس واضحة لتوجيه وتنظيم الجهود والمساعي التي تبذل من أجل طلب السوق.

د ـ إطلاع الأفراد على المنتجات أو الخدمات أو القضايا.

هـ ـ تحسين صورة المنظمة باستمرار.

و ـ التأثير بآراء الناس.

ز ـ مساعدة المؤسسة على معرفة ما هو مهم بالنسبة للأفراد.

وتعتبر العلاقات العامة نظام مزدوج المظهر والتفاعل يعتمد على استراتيجيات متعددة منها:

أ‌. العلاقات ووسائل الإعلام: تعلُّم كيفية تحسين العلاقة مع وسائل الإعلام المهتمة بمنظمة أو شركة أو منتج..

ب‌. العلاقات مع المجتمع: المساهمة الفّعالة والتواصل مع المجتمع المحيط بالمنظمة.

ت‌. شؤون عامة: المساهمة الفعالة في تسييس الجماهير وتفعيل العمل الأهلي.

ث‌. القضايا الحكومية: الاتصال مع المشرعين والجهات الحكومية حول نهج المنظمة ومهمتها.

ج‌. إدارة القضايا: تعريف أو تحديد القضايا الملحة أو التيارات التي ربما تؤثر بشكل إيجابي أو سلبي، وكيفية معالجة المنظمة لها.

ح‌. علاقات مالية: توطيد العلاقات مع المجتمع المالي (من محللين ومساهمين واستشاريين).

خ‌. وسائل الاتصال الداخلية: تزويد المستخدمين بالطرق المناسبة لمعرفة دور ومهمة المنظمة.

د‌. علاقات تجارية: التواصل مع شركات أخرى تهتم بصناعة المنظمة أو الشركة ومع الجمعيات التجارية.

دور رجل العلاقات العامة:

دور رجل العلاقات العامة لا يقتصر على التعريف بأنشطه الجهاز بل يمتد لإستقبال المعلومات من الجمهور ليعمل من خلال هذه المعلومات على تطوير الجهاز، وكما أن لها دور في تلبية رغبات وحاجات الجمهور الداخلي من نواحي مختلفة وخلق صورة ذهنية إيجابية للمؤسسة لدى الجمهور الداخلي والخارجي. وهو أيضاً يتناول قضايا تهم المجتمع ويحللها ويقوم بتكوين رأي عام للجماهير.

الأهداف التي يعمل عليها رجال العلاقات العامة:

التعريف بالمؤسسة والحصول على المعلومات والإتصال والتنسيق والتخطيط والتقييم.

التعريف بنشاط الجهاز ((وسيلة في التعريف الصحيح المقنع بنشاط الجهاز وكسب تاييد الجمهور والرضى عنه)).

البحث وجمع المعلومات ((إجراء بحوث الرأي والإستطلاع وجمع معلومات عن الشركات المنافسة ومنتجاتها وجماهيرها وكذلك معلومات عن الشركة ومنتجاتها)).

الإتصال ((توفير قنوات الاتصال المناسبة في الإتجاهين من المنظمة إلى الجماهير ومن الجماهير إلى المنظمة ام عن طريق الاتصال الشخصي أو الإتصال الجماهيري)).

تخطيط برامج العلاقات العامة وتنفيذها ((تضع خطط وقائية وعلاجية لتحسين صورة المنشأة الذهنية لدى الجماهير وتقسم إلى خطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى)).

التقييم ((تقوم بتقيم برامجها وخططها تقيم قبلي وتقيم مرحلي (أثناء التنفيذ) وتقيم بعدي)).

التنسيق ((تعتبر جهاز تنسيقيا بين إدارات المنشأة المختلفة، وكذلك التنسيق بين المنشأة وجماهيرها)).

التواصل ((يعتبر رجل العلاقات العامة النقطة الموصلة بين الأقسام داخل الشركة وتعتبر جزء لايتجزء من قسم التسويق إلا أنها بكل الأقسام ومنها HR.

المهام الرئيسة لموظف العلاقات العامة:

هنالك الكثير من المهام التي سنوضح بعضها:

*خلق علاقة ودية بالجماعة سواء من العاملين داخل المركز أو خارجه أو الجماهير.

*إعتبار موظف العلاقات العامة ناطق رسمي بإسم المركز.

*وضع إستراتيجية معينة للاتصالات.

*مسؤولية العلاقات العامة عن المطبوعات المختلفة التي يصدرها المركز من حيث إعدادها والإشراف عليها.

*تزويد الصحافة بأخبار المنظمة والجهاز.

لنجاح عملية التخطيط ” الخطة المتوسطة وطويلة المدى ” تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الإتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الإجتماعات والمؤتمرات واللقاءات.

الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة:

الاتصالات الشخصية:

تعد من أهم وأبرز الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة لكونها ذات أثر كبير ومباشر في عملية الإتصال ،فضلاً عن كونهاوسيلة ذات إتجاهين يمكن من خلالها قياس رد الفعل أو مستوى الإجابة لما يتم عرضه من أفكار أو توجهات أو حوار هادف.

الوسائل المطبوعة:

هناك نماذج وأشكال متنوعة يمكن إستخدامها في مجال المطبوعات ولكنها في الغالب تقسم إلى مجموعتين هما:

البريد المباشر:

وتعد في ذات الوقت من الوسائل المهمة الرئيسيةالمستخدمة أيضاً في التسويق المباشر ،والتي ينحصر دورها في العلاقات العامة على أساس كونها رسالة ذات مضمون معين يمكن إرسالها إلى أشخاص أو أطراف متعددة وفي الغالب يمكن إرسالها إلى الموزعون ،الوسطاء ،العاملون ،المستهلكون.

المطبوعات:

وهي إستكمال إلى البريد المباشر وربما يأتي في مرحلة لاحقة له لغرض إعطاء المزيد من المعلومات عن الموضوع المستهدف إيصاله، وتأخذ أشكال مختلفة كالكتيبات ،الفايلات المتكاملة والمتضمنة معلومات عن الموضوع المستهدف في الاتصال ،المغلفات البريدية .

الإتصالات المرئية :

وهي مجموعة الإتصالات التي تتم عبر إستخدام حاسة البصر لكي يتم التعرف من قبل الطرف المستهدف عن الشيْ المقصود بشكل دقيق وواضح .

ومن أبرز الوسائل المستخدمة :

أ- الصور الفوتوغرافية ب- الأفلام ج- التلفزيون د- المعارض.

الصفات الواجب توافرها في القائم بعمل العلاقات العامة:

هناك وجهة نظر تقول بوجوب توافر صفتين أساسيتين في الشخص القائم بعمل العلاقات العامة والمراسم:

1.    الشخصية المحبوبة.

2.    القدرة على الاتصال.

بالنسبة للشخصية المحبوبة فيجب أن توافر فيها:

1.    الإحساس العام.

2.    حب الإستطلاع.

3.    الإهتمام بالآخرين.

4.    الموضوعية.

5.    الحماس.

6.    الخيال الخصب.

7.    الشجاعة.

أما بالنسبة للصفة الثانية وهي القدرة على الإتصال فتشمل:

1.    القراءة.

2.    حسن الإستماع.

3.    الكتابة.

4.    التخاطب.

5.    الحس الفني.

وهناك وجهة نظر أخرى تقول بوجوب توافر مجموعة من العناصر الإجمالية وتتمثل بـ:

1.    القدرة على معاملة الناس وإقناعهم بلباقة.

2.    الذكاء العام الذي يدل على نضج الشخصية إلى جانب الذكاء الخاص في حسن التصرف وفهم المشكلات فهماً موضوعياً وإيجاد الحلول الحاسمة لها.

3.    القدرة على الكتابة الجيدة والتعبير الواضح الدقيق والكلام المؤثر السلس والتفكير المنظم المنطقي.

4.    دراية تامة بالصحافة والإذاعة ومعرفة فنون الإعلان المختلفة.

5.    الاتزان والقدرة على التعاون.

6.    الشجاعة وتحمل والقدرة على القيادة.

7.    الذوق السليم والقدرة على النقد الفني .

8.    دراية بفنون الطباعة والإخراج والفنون التشكيلية.

9.    القدرة على تكوين علاقات جيدة.

10.    القدرة على الإبتكار.

11.    الخلق الحسن .

12.    ماهر وموهوب ومتمرس في القيام بمهمة تبسيط المعلومات وشرحها وتفسيرها.

تعمل على إعداد الخطط والبرامج والسياسات الخاصة التي لا تتعارض مع السياسة العامة للمنظمة.

العلاقات العامة يجب عليها المشاركة الفعلية في صناعة القرارت في الشركة أو المكان التي تعمل بها.

أهداف العلاقات العامة :

١- بناء الصور المنظمة لدى جماهيرها أو تحسينها من خلال تصميم برامج متعددة تهدف إلى إظهار المنظمة كمواطن صالح في هذا المجتمع.

٢- رفع معنويات الموظفين وتنمية ولائهم للمنظمة من خلال مراجعة السياسات الوظيفية وإيجاد الأيام المفتوحة وتسهيل عملية التواصل بين الطبقات الإدارية المتخلفة.

٣- تعمل على كسب ثقة جمهور المنظمة الخارجي من خلال رعاية احداث ثقلفية وعلمية من خالا تحقيق عدم مصادمة عادات المجتمع .

إستراتجيات العلاقات العامة :

*إستراتيجية التوقيت بعناية تامة.

*إستراتيجية التركيز تقسيم الجمهور والتركيز على كل فئة لإيصال الرسائل المعدة سلفا.

*إستراتيجية المشاركة من خلال مشاركة المجتمع في مناسباته المتعددة.

*إسترتيجية الإختفاء  يجب أن تكون العلاقات العامة والمؤسسة كيان واحد لايوجد أنا وإنما نحن.

*إستراتيجية الوضوح والضمنية  إذا كان المجتمع واعي يجب أن تتضمن الرسائل المقدمة نوع من الضمنية لجعل عقل المجتمع إكتشافها.

أما إذا كان المجتمع غير واعي فيجب أن نستخدم الوضوح مباشرة:

*إستراتيجية التجاهل المتعمد في حال كان هناك مشكلة أو أمر داخل المنشئة يجب الإحتفاظ به داخلها وعدم إظهارها للعامة لأنه بذلك ستكون المنشئة عرضة وتصاب بسمعة سيئة.

*لا تعمل في فراغ يجب ان يكون لها قيم اخلاقية.

اهداف العلاقات العامة بشكل عام :

*تحقيق السمعة الطيبة للمنظمة.

*كسب تأييد الجمهور الداخلي.

*الفوز بثقة المجتمع الخارجي.

*المساعدة في ترويج المنتجات.

 يمكنكم الإطلاع على بقية المقالات في مدونتي :

http://persistent37.blogspot.com/