التقييم الأولي للدخول في العقد والنماذج المعدة له هي من أهم أدوات قياس الأداء (KPI’s)، التي

تعتمد عليها الشركات المحترفة. إضافة إلى أن خطوة إيضاح المبررات (التقييم الأولي للتعاقد) يمكن أن ترسم لصاحب المنشأة الطريق خلال مرحلة التعاقد، ويمكن أن تشكل خط دفاع أول في إدارة المخاطر للمنشأة من خلال تبيين مدى حاجة المنشأة للتعاقد وأثر هذا التعاقد على عمل الكيان سلباً أو إيجاباً.

تعمد بعض الشركات (منها أرامكو وشركة الكهرباء السعوديتان) على العمل بنموذج للمبررات الستة (Six Points Justifications Form) التي دعت الإدارة الطالبة للتعاقد مع المقاول من جهات ستة، هي:

1 – الـوضـع الـحـالـي
الـوضـع الحالي مـع ذكر الـمـبـررات التي دعت إلى استخدام الطريقة التفاوضية (بيِّن تفاصيل المبررات في فقرة المبررات أدناه). مع التعليق بشكل مختصر على العلاقة التعاقدية الحالية والسابقة وأي خاصية للعمل والأسباب المبررة لإبرام العقد في هذا الوقت.

2 – الـمـقـتـرح
عملية التعاقد المقترحة. و اسم المقاول المقترح والشرح بإيجاز العمل المراد طرحه ومدة العقد ونوعيته مع ذكر الخيارات (إذا وجدت) والقيمة التقديرية للعقد بكامل مدته.

3 – الـمـبـررات
الظروف التي تبرر الإجراء المقترح، و أهمية عامل الوقت وقيمة تنفيذ العمل والقدرات والمعرفة التي يمتلكها المقاول أو العوامل التي تبين أن من مصلحة الشركة اختيار الطريقة التفاوضية. في حالة وجود أكثر من مبرر يتم التركيز على الأكثر أهمية.

4 – الـبـدائـل
البدائل العملية التي تم أخذها بالاعتبار وعلق بإيجاز على الأسباب التي أدت إلى رفض كل منها، و أسباب عدم اختيار الطريقة التنافسية، و البدائل الأخرى في حالة فشل المفاوضات مع المقاول.

5 – المخاطر
وضح أي مخاطر متوقعة في حالة ترسية العقد على أساس الطريقة التفاوضية.

6 – الـتـطـويـر الـمـسـتـقـبـلـي
ما هي الـخـطـوات الـتـي يـجـب اتخاذها مستقبلا لـلـتـأكـد مـن أن الأعـمـال الـمـشـابـهـة سـيـتـم طـرحــها بالطريقة التنافسية.

فلا يخفى مدى أهمية هذا النموذج لصاحب العمل لتحديد القرار بالتوقيع من عدمه مما يمثل المرحلة الأخيرة قبل التعاقد. كما أن تحديد المبررات وإرفاقها في ملف العقد تشكل معياراً عند انحراف العقد (من قبل المتعاقد أو المتعاقد معه) عند التطبيق.