لا يخلو أي عمل من عقد اجتماع ، و بصرف النظر عما إذا كان الاجتماع رسمياً لاتخاذ قرار أو غير رسمي لدعوى استقبال موظفين أو تقديم الهدايا والمنح.
وقد يتساءل الموظف : لمَ الاجتماعات؟

، و لأنَّ إدارة أي عمل تعني وجوب عقد اجتماعات للتنظيم و التخطيط ؛ لتتضح الرؤية أمام الموظفين الجدد ، فإن إدارة الاجتماعات بفعالية رائعة مطلب للخروج بفائدة منها ، فالتحضير المسبق لها ، والاستعداد لمواجهة الأسئلة التي قد تطرأ على ألسنة الموظفين ، والتحكم بها ، خطوات هامة للوصول إلى الهدف الذي أقيم من أجله الاجتماع .

قد تكون اجتماعات العمل مملة و قد تكون عكس ذلك ، فكثير من المدراء ليس لديهم القدرة الكافية لجعل اجتماعاتهم خفيفة لطيفة للأفراد المعنيين ؛ حيث أن الاجتماع يأخذ لفظه حيزاً من تفكير الموظف ، خوفاً من عدة أمور تخص الترقيات، و تغيير أساليب العمل بصورة غير مقبولة لدى البعض ؛ ولذا فالمدير الذكي يختصر حديثه وتوجيهاته لموظفيه ، ويقلل من القرارت المعقدة في تركيبها والنقاشات المملة ، إلا أنه لا مانع أن تكون القرارت أو المواضيع التي يود مناقشتهم بها كثيرة ، و لكن إن رأى الموظفين لن يستوعبوا فليؤجل ذلك لميعاد آخر.

و بصورة ذكية أيها المدير ، فإنك تستطيع أن تجعل من القرارت و النقاشات الطويلة في ورقتك مختصرة التركيب و غير معقدة و مفهومة ؛ لأنك بالتأكيد ستجد موظفيك يستقبلون و يستوعبون ما تقوله بصورة أسرع ، و لن يأخذ الاجتماع وقتاً أطول .
إلا أن البعض قد يسترسل في حديثه عن القرارات و النقاشات بصورة تسبب ضغطاً على الموظفين .
كما لو أن الاجتماع يسبقه تحديد للهدف من الاجتماع و وضع جدول عمل مرتب يتناقش فيه مع موظفيه . حيث أن عدم التركيز في موضوع معين يضيع نقاط مهمة للنقاش حولها مما يضطر الموظف إلى السؤال عنها لاحقا وبالتالي إستغراق وقت أكثر للاجتماع

كما أن عقد الاجتماع في مكان العمل المعتاد قد يؤدي إلى تسلل الملل إلى الموظف ، و لحل المشكلة على المدير المبادرة بصحبة الموظفين في مكان جميل لأخذ قسط من الراحة ،بعيداً عن أحاديث العمل الرتيبة ، ثم يعاود الاجتماع معهم . مع الحرص على اختيار الوقت المناسب للاجتماع، كأن يكون في نهاية الإسبوع أو في ساعات العمل الأخيرة ؛ لضمان التفاعل ، و طرح كل المشاكل و الأمور التي تستحق المناقشة.
و إن اختار المدير أن يكون الإجتماع في أحد أيام الإسبوع فعليه الحرص أن يسبق الاجتماع فترة راحة .

و من المهم أيضاً عدم ضغط الموظفين في الاجتماعات لإنجاز أعمال معينة في وقت ضيق ؛ فمن المؤكد أن الضغط على الموظف سيولد إما نجاح غير متوقع ، أو رد فعل سلبي يتحقق به الفشل .

تلك بعض المشكلات التي تطرأ في اجتماعات العمل والحلول المقترحة ، أرجو أن أكون قد وفقت في طرحها بالصورة المفيدة الممتعة لكم.